Kvin metodoj por certigi, ke via renkontiĝo estu alirebla kaj mojosa

Antaŭ proksimume du semajnoj okazis semajnfina renkontiĝo de JEB (Junularo Esperantista Brita), kiun mi organizis. Kvankam mi jam antaŭe kunorganizis renkontiĝojn kaj programerojn, ĉi tiu estis mia plej granda entrepreno ĝis nun. Ĝi montriĝis tre internacia renkontiĝo, kun partoprenantoj de Nederlando, Germanio, Svedio, Slovakio, kaj Francio (kaj eĉ Britio!). Aparte mi volis, ke la renkontiĝo estu alirebla kaj diverseca, kaj mi pensas ke mi sukcesis pri tiu celo.

Tamen, neniam ĉio iras laŭplane, kaj mi mem agnoskas, ke mi foje eraris aŭ fuŝis. Tial mi en ĉi tiu artikolo prezentos al vi kvin konsilojn, pri kiel certiĝi, ke via venonta aranĝo estu alirebla kaj mojosa, komparante kaj kontrastante kun miaj propraj spertoj.

Se vi ne certas pri la signifo de ‘alirebla’ en ĉi tiu kunteksto, jen antaŭa artikolo pri ĝi.

1) Demandu, kion homoj fakte volas fari dum la renkontiĝo

Malgrandaj Esperanto-renkontiĝoj, malkiel kongresoj, ofte ne havas temojn. Kutime estas iom da kulturaĵoj, eble prelegoj, ĉiĉeronado, komunaj aktivaĵoj, kaj tiel plu. Foje la ĉefa parto de la renkontiĝo estas simple sociumado. Tio ne estas en si mem malbona, sed jam okazis, ke en pasintaj JEB renkontiĝoj ni sidis dum horoj en drinkejoj kaj faris malmulte krom babili.

Por eviti tion, kaj aliflanke por eviti tedi homojn per longa ĉeno da prelegoj, mi demandis tre klare en la aliĝilo, kion homoj ŝatus fari. La ĉefan tagon de la kongreso mi luis ĉambron, kie eblis kuiri, ludi ludojn, prelegi, kunsidi, kaj tiel plu. La respondoj, pri kion ni faru tie, estis al mi interesaj. Multaj homoj volis diskutrondojn kaj ludojn. Krome, la programkontribuoj proponitaj de homoj estis sufiĉe buntaj.

Kvankam mi havis tiujn interesajn informojn, okazis tiel, ke ni plejparte aŭskultis prelegojn tie. Ili estis tre bonaj, sed mi ŝatus fari ion pli originalan venontfoje. Tamen, mi bezonis la sperton unuavice de organizi tiuspecan ‘kongreseton’ por scii, kio funkcias kaj kio ne. Kaj fine, mi povis estis feliĉa, ke mi ne organizis tutan tagon da aferoj, kiujn neniu ĝuus.

Do mia konkludo estas jena: ne timu demandi rekte, kion homoj volas fari. La respondoj eble surprizos vin. Eĉ se ili ne estas ĉiuj realigeblaj, tio helpos al vi kompreni viajn partoprenantojn, kaj ankaŭ reciprokigas la rilaton inter partoprenantoj kaj organizantoj.

2) Celu malplialtigi kostojn

Ĉeesti kongresojn estas unu el miaj plej ŝatataj metodoj por ‘esperantumi’. Tamen, tio ne estas malmultekosta afero! La lokaj renkontiĝoj estas pli atingeblaj por multaj homoj, sed tamen oni ofte devas sufiĉe multe elspezi por vojaĝado, manĝado, kaj loĝado. Tial gravas kiel eble plej multe malaltigi la kostojn, kiujn vi kiel organizanto kapablas regi.

Tial en la aliĝilon mi ankaŭ metis demandojn, pri kiom multe homoj volas pagi por manĝi dum la renkontiĝo. Estis miksitaj respondoj, do mi strebis elekti manĝejojn kun diversaj opcioj, kie oni povas ankaŭ kundividi pladojn kun aliaj. Dum la sabata tagmanĝo, homoj povis mem elekti kie manĝi, ĉu unuope ĉu en grupo, kaj tiel neniu devas honti pri tio, ke tiu volas elekti malpli kostan opcion.

Kompreneble, mi ankaŭ evitis aliĝkotizon. Tio simple ne necesis. Nia organizaĵo jam havis proprajn monsumojn, kiuj restis longe netuŝitaj, kaj estus avare peti monon ekz. por la ĉambroluo anstataŭ uzi la propran. Simile, por la dimanĉa ekskurso mi origine planis oferti rabaton, pagata el la propra konto de JEB, al tiuj, kiuj kongruas kun ĝiaj membreckondiĉoj. Neniuj el tiuj homoj ĉeestis la ekskurson, do tio ne necesis.

Fina grava afero por malplialtigi kostojn estas frue anonci la aranĝon kaj la plej bazajn informojn. Tiel homoj povas profiti de malmultkostaj vojaĝbiletoj kaj loĝado. Mi ĉirkaŭ tri monatojn antaŭe anoncis ĝin, kun fiksitaj datoj kaj rekomendoj de gastejoj. Ĝi estis unu el la plej internaciaj JEB renkontiĝoj ĝis nun, supozeble grandparte dank’ al la frua informado kaj varbado.

3) Kreu komfortan spacon por marĝenigitaj homoj

Tio estas temo, kiun oni ofte volas ĉirkaŭdanci en Esperantujo, sed ĝi estas traktenda: diskriminacio. En Esperantujo ja ekzistas rasismo, seksismo, transfobio ktp. Por certigi, ke viktimoj de tiuj ismoj kaj fobioj sentu sin sekuraj ĉeesti renkontiĝon, necesas aktiva agado.

Se iu faras seksiman aŭ rasisman ŝercon dum la renkontiĝo, klare kaj publike kontraŭu tion. Ne antaŭsupozu pri la partoprenantoj, ke ili ne estas ekzemple handikapa aŭ transgenra, kaj se la temo de ies persona aŭ privata identeco leviĝas, ne faru demandojn rilate al tio sen certigi, ke tio estas en ordo por la koncernata homo. Tio kompreneble estas afero por ĉiuj partoprenantoj, sed kiel organizanto, vi mem havas gravan socian influon en tiaj okazoj.

Sekve, oni laboru ne nur dum la renkontiĝo, sed ankaŭ antaŭe. En pluraj kongresoj ni de Egalecen kunlaboris kun aliaj kadre de teamo, por starigi etoson de atentema kunestado. Ni havis paĝon pri tio en la programlibreto, kaj informis, ke homoj rajtas alveni nin por helpo en okazoj de diskriminacio. Tamen, ni spertis iujn malfacilaĵojn rilate al tio. Por ke tio estu respektata kaj efika teamo, necesas, ke ĝi estu oficiala parto de la ĉefa organiza teamo, kaj ke la projekto estu ekigita sufiĉe da tempo antaŭ la aranĝo. Tion ni mem ne tre lerte faris pasintece, kaj mi persone ŝatus uzi venontajn renkotiĝojn kiel provejon por tia agado.

Ankaŭ gravas certigi, ke la bezonoj de ĉiuj rilate al alirebleco estas plenumataj. En la aliĝilo por la JEB renkontiĝo mi aparte demandis pri tio. Ekzemple se iu uzas rulseĝon, aŭ havas aliajn movkondiĉojn, scii pri tio povas helpi al mi plani la programon je fizika nivelo. Se iu havas alergiojn, mi povas serĉi taŭgan restoracion. Se iu ŝatus scii pli detalajn informojn pri iu parto de la programo, pro socia anksio, aŭ ĉu la luita ejo havas genroneŭtrajn necesejojn, mi povas doni pli da informoj. Kaj tiel plu. Surprizas min, kiel rare oni vidas tiajn strebojn en Esperanto-aranĝoj, kaj eĉ grandaj kongresoj ofte elektas ejojn, kiuj ekzemple ne estas alireblaj per rulseĝoj.

4) Starigi ekvilibron inter bona planado kaj fleksebleco

Pro diversaj mensosanaj problemoj, mi facile angoriĝas, se mi havas malklarajn aŭ svagajn planojn por io. Samtempe mi scias, ke por aliaj, esti katenitaj de planoj senmoveblaj estas tre malkomfortiga.

Tial mi strebis krei detale kaj klare planitan aranĝon, kie tamen homoj en iu ajn momento rajtas foriri kaj reveni poste. Praktike la bona planado en tiu okazo multe helpis, ĉar homoj povis foriri por promeni dum iu prelego, kiu ne interesas ilin, kaj poste kontroli kien iri poste laŭ la programo.

Tamen mi pensas, ke mi povintus fari tion pli bone. Ekzemple dum la kongreseto ni rearanĝis je la tago mem la programerojn. Tio havis sencon rilate al la ĉambro, kiun ni luis, kaj kiel ni volis aranĝi la seĝojn, sed kredeble tio eble konfuzis iujn. Ankaŭ ni elektis ludi interagan ludon, kiu eble ne estis la plej taŭga por granda grupo kaj malemigis partopreni al iuj homoj.

Praktike ni havis sufiĉe da partoprenantoj en la renkontiĝo, ke homoj ŝajne ne sentis sin devigitaj ĉeesti ĉion, pri kio mi ĝojas. Tamen, venontan fojon, mi ŝatus diri pli klare, ke homoj rajtas foriri se ili bezonas, kaj eble eĉ krei diversajn opciojn ekster la ĉefaj programeroj. Ekzemple se iuj ne volas fari la urbogvidadon, estu oficiala kafejumado aliloke, kio ankaŭ helpus al alirebleco laŭ korpaj kaj mensaj sanproblemoj.

5) Lasu ‘spiran spacon’

Gravas ja la bonfarto de la organizantoj. Ni ankaŭ estas partoprenantoj, kaj la renkontiĝo estu amuza kaj alirebla por ni ankaŭ!

Kvankam mi ĵus diris, ke la detala plano helpis al mi ne angoriĝi, ĝi kaŭzis alian problemon. Kiam aferoj ne iris 100%-e laŭplane, mi anstataŭe pro tio angoriĝis. Tion mi devintus antaŭvidi. Mi pensas nun, ke tute necesas enkalkuli tempon por la organizantoj ripozi kaj malstreĉiĝi. Tion mi mem ne bone faris, specife ĉar mi aranĝis pli-malpli ĉion memstare, sed ankaŭ tio ŝajnas esti ĝenerala problemo en Esperanto-aranĝoj, pro kio multaj homoj elĉerpiĝas.

Tiu ‘spira spaco’ povus aperi en multaj formoj. Ekzemple en granda teamo, oni strebu, ke ĉiu organizanto havu iujn tute liberajn horojn, dum kiuj alia prenos ties respondecojn. En mia okazo, mi devintus meti la dimanĉan ekskurson pli malfrue, ĉar mi estis ege laca post la ĉefa kongresa tago. Aŭ mi povintus doni la respondecon pri tio al iu alia. Alivorte, oni ne supertaksu siajn fortojn kaj kapablojn, kaj ne timu peti la helpon de aliaj.

Mi esperas, ke ĉi tiu artikolo estis utila por vi. Mi interesiĝus aŭdi pri spertoj de aliaj organizantoj, kaj kiujn strategiojn vi uzas por viaj aranĝoj.